Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Koordynator Kontroli Dokumentów
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Koordynatora Kontroli Dokumentów, który dołączy do naszego zespołu i będzie odpowiedzialny za skuteczne zarządzanie dokumentacją w organizacji. Osoba na tym stanowisku będzie pełnić kluczową rolę w zapewnieniu zgodności dokumentów z obowiązującymi standardami, procedurami i przepisami prawa. Koordynator będzie współpracować z różnymi działami firmy, aby zapewnić prawidłowy obieg dokumentów, ich archiwizację oraz dostępność dla uprawnionych osób.
Do głównych obowiązków będzie należeć tworzenie, wdrażanie i monitorowanie polityki zarządzania dokumentacją, a także szkolenie pracowników w zakresie najlepszych praktyk dokumentacyjnych. Kandydat powinien posiadać doskonałe umiejętności organizacyjne, analityczne oraz komunikacyjne, a także doświadczenie w pracy z systemami zarządzania dokumentami (DMS).
Idealny kandydat będzie miał doświadczenie w pracy w środowisku regulowanym, np. w branży farmaceutycznej, budowlanej, energetycznej lub produkcyjnej. Znajomość norm ISO, przepisów RODO oraz zasad audytu dokumentacji będzie dodatkowym atutem.
Koordynator Kontroli Dokumentów będzie również odpowiedzialny za przygotowanie dokumentacji do audytów wewnętrznych i zewnętrznych, a także za zapewnienie jej kompletności, aktualności i zgodności z wymaganiami klientów oraz organów nadzorczych.
Jeśli jesteś osobą skrupulatną, zorientowaną na szczegóły i potrafisz efektywnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie, ta rola może być idealna dla Ciebie.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Zarządzanie obiegiem dokumentów w organizacji
- Tworzenie i wdrażanie procedur kontroli dokumentów
- Zapewnienie zgodności dokumentacji z przepisami prawa i normami
- Szkolenie pracowników w zakresie zarządzania dokumentacją
- Współpraca z działami w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentów
- Monitorowanie terminów przeglądów i aktualizacji dokumentów
- Przygotowywanie dokumentacji do audytów wewnętrznych i zewnętrznych
- Wdrażanie systemów zarządzania dokumentami (DMS)
- Tworzenie raportów i analiz dotyczących dokumentacji
- Zarządzanie dostępem do dokumentów i ich wersjonowaniem
Wymagania
Text copied to clipboard!- Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, prawo)
- Minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku
- Znajomość systemów zarządzania dokumentami (np. SharePoint, DocuWare)
- Znajomość norm ISO i przepisów RODO
- Umiejętność pracy pod presją czasu i wielozadaniowości
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i analityczne
- Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
- Umiejętność pracy zespołowej i komunikatywność
- Dokładność i dbałość o szczegóły
- Znajomość pakietu MS Office
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w pracy z dokumentacją?
- Czy pracowałeś/aś wcześniej z systemami DMS?
- Jakie znasz normy dotyczące zarządzania dokumentacją?
- Czy brałeś/aś udział w audytach dokumentacyjnych?
- Jak radzisz sobie z organizacją pracy pod presją czasu?
- Czy masz doświadczenie w szkoleniu innych pracowników?
- Jakie znasz narzędzia do wersjonowania dokumentów?
- Czy potrafisz tworzyć procedury i instrukcje?
- Jakie są Twoje oczekiwania względem tego stanowiska?
- Czy znasz język angielski na poziomie umożliwiającym pracę z dokumentacją?
